Manejar bien la relación con tus proveedores es el corazón de cualquier negocio exitoso. Aprovechar sus fortalezas y reducir los riesgos puede darle a tu empresa una ventaja competitiva importante.
En esta guía completa vemos las mejores prácticas de gestión de proveedores, con las estrategias y los procesos que pueden llevar tu operación a otro nivel.
Entender la gestión de proveedores: mucho más que un proceso de compras
Una buena gestión de proveedores permite a las empresas entender en qué se gasta su dinero y asegura que los proveedores entreguen la calidad prometida en bienes y servicios.
En el mundo conectado de hoy, hasta las pequeñas y medianas empresas forman parte de cadenas de suministro internacionales, y eso hace más complejo manejar varios proveedores.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es el proceso estratégico de conocer, elegir y manejar la relación con los proveedores que dan bienes y servicios esenciales a tu negocio.
→ Incluye seguir el desempeño de cada proveedor, revisar si cumple con lo que tu negocio necesita y sacar el mayor valor de esa relación.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de proveedores (SLM)?
El ciclo de vida de la gestión de proveedores es un enfoque completo que supervisa y maneja las distintas interacciones entre una empresa y sus proveedores.
• Es una forma estratégica de vigilar a todos los proveedores para lograr el mejor desempeño, el cumplimiento, el menor riesgo y la transparencia durante su contrato.
→ El SLM tiene ocho etapas: identificación, evaluación, acercamiento, negociación del contrato, alta, gestión del desempeño, gestión de riesgos y, por último, gestión de la relación con el proveedor. Cada etapa es clave para lograr una relación productiva y beneficiosa para ambas partes.
¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores (SRM)?
El SRM es un enfoque sistemático, en toda la empresa, para mejorar la interacción y la colaboración con los proveedores.
• La meta es crear valor estratégico, reducir riesgos y fomentar la innovación.
→ El SRM convierte la relación con los proveedores de algo solo transaccional en algo más estratégico, que fomenta la colaboración, la mejora continua y el crecimiento y el éxito de ambos.
¿Por qué es importante la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores va mucho más allá de comprar bienes o servicios. Se trata de construir y mantener relaciones comerciales fuertes y de contribuir a una cadena de suministro sólida. Además, un buen proceso de gestión de proveedores es clave para mantener la ventaja competitiva de un negocio.
• Te ayuda a tener más previsibilidad y visibilidad en tu cadena de suministro, para tomar decisiones informadas y poder esquivar interrupciones.
→ Un programa y una estrategia de gestión de proveedores bien hechos pueden mejorar mucho los resultados de una empresa, simplificar su operación y crear relaciones de largo plazo que beneficien a ambas partes.
Los beneficios de la gestión de proveedores
Manejar bien a tus proveedores trae varios beneficios importantes:
Mejor colaboración
Una relación con proveedores bien manejada crea entendimiento mutuo, y eso lleva a una mejor colaboración.
Resiliencia de la cadena de suministro
Una buena gestión de proveedores ayuda a detectar riesgos y a tomar medidas para reducirlos. Esto, junto con una relación sólida con tus proveedores, reduce los riesgos de interrupción en la cadena de suministro.
Más eficiencia
Simplificar los procesos con tus proveedores puede hacer tu operación más eficiente.
Control de calidad constante
Las evaluaciones periódicas de proveedores aseguran que la calidad de los productos se mantenga.
Ahorro de costos
Al detectar ineficiencias, puedes negociar mejores condiciones según el desempeño de cada proveedor y así ahorrar bastante. Además, puedes usar soluciones de financiamiento de la cadena de suministro, como descuentos por pago anticipado o descuento dinámico, para optimizar tu capital de trabajo.
Clientes más satisfechos
Las entregas a tiempo y los productos y servicios de calidad dan clientes felices, que es la meta final de cualquier negocio.
Decisiones basadas en datos (DDDM)
La gestión de proveedores ordena datos de varias fuentes y te da información para decidir mejor, reducir interrupciones en la cadena de suministro y responder bien a lo que piden tus clientes.
Cómo planear tu gestión de proveedores: mejores prácticas para tener éxito
Una buena gestión de proveedores combina varias mejores prácticas. Estas son:
1. Deja claras tus expectativas
Dejar claras tus expectativas es la base de una buena gestión de proveedores. Es importante definir desde el principio lo que necesitas, tus requisitos y los resultados que esperas, para que tus proveedores entiendan sus obligaciones y puedan cumplir tus estándares. Esa claridad crea entendimiento mutuo y reduce los conflictos.
2. Elige bien y optimiza tu base de proveedores
Elige con cuidado con quién trabajas y asegúrate de que sus valores coincidan con los tuyos. Además, optimiza tu base de proveedores analizándolos y agrupándolos según su importancia para tus procesos. Por ejemplo, puedes organizarlos por tamaño, industria, puntualidad en los pagos o rapidez. Este enfoque te permite priorizar recursos y esfuerzos, con un proceso de gestión de proveedores más eficiente que reduce el desperdicio y aumenta el valor.
3. Fija KPI y sigue el desempeño
Fija indicadores clave de desempeño (KPI) que vayan de la mano con tus metas de negocio y de compras. Después, evalúa con regularidad el desempeño de tus proveedores para entenderlo mejor, detectar riesgos y encontrar qué mejorar. Esta estrategia te permite actuar a tiempo y tomar medidas correctivas que benefician a ambas partes. Además, mantiene sana tu cadena de suministro y da valor constante a tus clientes.
4. Fomenta una comunicación abierta
Una alianza fuerte crea confianza mutua y relaciones de largo plazo con tus proveedores. Las conversaciones frecuentes, los comentarios y compartir información fomentan la transparencia, el entendimiento mutuo y la solución de problemas en equipo. Eso mejora el desempeño, fortalece la relación y asegura productos de calidad de forma constante. Esta estrategia fortalece la cadena de suministro y mejora el desempeño de todo tu negocio.
5. Usa tecnología avanzada y automatización
Usar un sistema de gestión de proveedores puede simplificar todo el proceso. Te da datos y análisis en tiempo real, para que decidas con más información y manejes mejor los riesgos. Este enfoque basado en tecnología puede mejorar mucho la eficiencia y la transparencia.
→ Con Bancoli puedes automatizar facturas y recordatorios de pago para ayudar a que te paguen a tiempo. Al automatizar estas tareas, puedes enfocarte más en tu estrategia y en tu relación con los proveedores.
6. Impulsa la innovación continua
Aprovechar lo que saben tus proveedores te da información muy valiosa sobre tendencias del mercado, lo que piden los clientes y las tecnologías nuevas. Eso puede mejorar tus productos, procesos, servicios y estrategias, y darte una ventaja competitiva en el mercado.
Este enfoque proactivo crea una cultura de creatividad y adaptación que ayuda a tu negocio a ir un paso adelante y mantener su ventaja competitiva.
7. Asegura transparencia y cumplimiento en tu operación
Las auditorías y revisiones periódicas aseguran que los proveedores cumplan las normas y los estándares necesarios, y fomentan la transparencia, la confianza y las prácticas éticas.
8. Prepara planes de contingencia para tus proveedores
Un plan de contingencia asegura que tu cadena de suministro aguante las interrupciones y siga funcionando bien. Incluye detectar riesgos, preparar estrategias de respuesta y revisar y actualizar los planes según cambien tu negocio y el mercado.
Ampliar tu red de proveedores es una gran estrategia para tener opciones cuando las cosas no salen como esperabas. Es el primer paso para lograr un financiamiento de la cadena de suministro de alto rendimiento.
Cómo te ayuda Bancoli
Bancoli es una plataforma B2B todo en uno con soluciones de banca, pagos y facturación pensadas para simplificar y fortalecer la cadena de suministro. Así te ayuda Bancoli:
Cobra en USD y paga a proveedores en todo el mundo
Con la Smart USD Wallet de Bancoli tienes datos de cuenta USD con el nombre que aparece en tu cuenta en todos los planes, incluido Free, una vez verificado. Tus clientes te pagan por ACH, RTP o wire doméstico de EE. UU., o en stablecoins, todo en un solo lugar, sin necesidad de varias cuentas.
Cuando pagas a proveedores en el extranjero, tienes pagos locales con FX gratis en más de 25 divisas. Bancoli está disponible para empresas en más de 150 países. Tú controlas tus fondos. Bancoli no es dueño de ellos ni los controla. Smart USD no es un depósito y no está asegurado por la FDIC.
Reduce errores humanos e interrupciones en la cadena de suministro
La facturación electrónica de Bancoli te da una sola fuente confiable de información para todas tus operaciones con proveedores. Permite a las empresas automatizar y programar facturas directo a las cuentas bancarias de sus clientes, reduciendo errores o diferencias manuales.
Así logras pagos confiables, a tiempo y hasta anticipados, ahorras tiempo y reduces la posibilidad de que tus facturas terminen en la carpeta de spam.
Sugerencias de IA para estrategias de descuento
Optimiza tu flujo de caja con estrategias de descuento basadas en IA. En Plus y planes superiores, Eric, la IA de Bancoli, paga recompensas a tus compradores por pagar a tiempo y te ayuda a sacar provecho de tus próximos pagos con descuentos por pago anticipado.
Fortalece la relación con tus proveedores con verificaciones KYV
Las verificaciones Know Your Vendor (KYV) de Bancoli ayudan a las empresas a tener más transparencia y a construir y mantener relaciones sólidas con sus proveedores.
Para llevar: hay oportunidades de sobra
En resumen, una buena gestión de proveedores puede abrir un mundo de oportunidades para tu negocio. Puede mejorar tu eficiencia, reducir costos y aumentar la satisfacción de tus clientes.
Si aplicas las mejores prácticas de arriba y usas soluciones innovadoras como Bancoli, puedes aprovechar la automatización y dominar la gestión de proveedores para llevar tu negocio a otro nivel.