Conocer a tu proveedor es fundamental, es una de las mejores formas para que una empresa minimice los riesgos en sus transacciones comerciales. Sin embargo, muchas empresas no tienen un enfoque para conocer, evaluar y supervisar el rendimiento de sus socios de negocios.
El proceso para Conocer-a-tu-Proveedor (KYV siglas en inglés de “Know Your Vendor”) es una fuente de información relevante y frecuentemente ignorada. No obstante, es muy útil para identificar riesgos y evitar que se conviertan en costosos problemas reputacionales o financieros.
Conoce con quién haces negocios
El concepto KYV consiste en una serie de procedimientos para garantizar la gestión eficaz de las relaciones comerciales con tus proveedores. Es una forma de garantizar que la empresa a la que se compra es legítima y confiable. El objetivo de la verificación KYV es definir si es conveniente seguir haciendo negocios conjuntos en el futuro.
Los especialistas en cadena de suministro en ocasiones también utilizan el término “Conoce a tu proveedor” (KYS, Know Your Supplier).
Independientemente del término, la aplicación de estos programas son una referencia de buenas prácticas entre socios comerciales. Queda en evidencia que la organización en cuestión se toma el tiempo para establecer relaciones comerciales a largo plazo.
¿Cuáles son los riesgos de no conocer a tu proveedor?
Los riesgos asociados a no conocer a tu proveedor o vendedor son muy reales y pueden tener un impacto significativo en tu negocio. Aquí te compartimos algunos ejemplos:
- Tener visibilidad limitada aumenta tu exposición al riesgo. Al ignorar quién es tu proveedor y su reputación, te expones a fraudes, retrasos o incluso robos.
- Las repercusiones en reputación pueden provocar pérdidas financieras. ¿Cuál es su reputación? ¿Qué opinión tienen otras empresas del sector que ya los conocen? Pide referencias de clientes anteriores que hayan utilizado sus servicios o productos.
- Riesgos de cumplimiento y regulación/fraude. ¿Puedes confiar información sensible a tu proveedor o vendedor? ¿Mantienen la confidencialidad de la información? ¿Serán capaces de gestionar cualquier problema que surja en el transcurso de tu relación comercial? Recuerda que posibles negligencias o incumplimientos pueden perjudicar tu cadena de valor.
- Impacto en el rendimiento de tu negocio. ¿Se trata de socios comerciales honestos y fiables? ¿Tienen un buen historial de finalización de proyectos a tiempo y dentro del presupuesto definido? ¿Podrán respaldar tu producto? Responder a estas preguntas te ayudará a tomar una decisión informada al momento de elegir a tus proveedores.
Beneficios de Conocer a tu Proveedor
Las soluciones “Conoce a tu proveedor” (KYV) reducen tu exposición al riesgo al proporcionar información crítica sobre todos los que desempeñan un papel en tu cadena de suministro global. Conocer mejor a tus socios comerciales tiene muchas ventajas, entre ellas:
Relaciones más sólidas
Trabajar con las mismas personas y socios comerciales a lo largo del tiempo te permite aprender lo que hacen bien. Este conocimiento también permite saber en qué necesitan ayuda y cómo prefieren trabajar.
Mayor confianza
Entender su modelo de negocio y forma de operar te ayudará a trabajar más eficazmente y con más confianza mutua, así como a pensar nuevos proyectos conjuntos y darse retroalimentación. La construcción de confianza conduce a oportunidades para ambas partes.
Minimiza las disrupciones y riesgos de la cadena de suministro
Las disrupciones pueden ser inevitables, pero se pueden minimizar poniendo empeño en saber quién está al otro lado de la cadena de suministro. Este es un reto frecuente para empresas que dependen de proveedores extranjeros, ya que tienen que planificar considerando el peor de los casos y deseando lo mejor cuando se trata de envíos y entregas.
Relaciones comerciales a largo plazo
La relación entre un proveedor y un cliente puede tardar meses o incluso años en convertirse en una verdadera sociedad en la que ambas partes se comunican abiertamente acerca de sus necesidades, expectativas y deseos sobre la relación comercial en el futuro. No esperes resultados inmediatos: las relaciones entre socios comerciales pueden tardar en construirse, pero considéralo una valiosa inversión.
Mantente competitivo en el mercado
Conocer mejor a tu proveedor te permitirá estar al día de las últimas tendencias de tu sector y viceversa. Esto hace que ambos sean más competitivos al momento de tratar con clientes que buscan a alguien que les proporcione los servicios que mejor se adaptan a sus necesidades.
Conclusiones
Uno de los primeros pasos para desarrollar una cadena de suministro sólida es identificar riesgos que pueden afectar a tu negocio. Como hemos establecido anteriormente, cuando elijas un proveedor, debes conocer su historial, reputación y credibilidad. Así como examinar su trayectoria a través de diversos recursos públicos, incluyendo publicaciones especializadas, grupos comerciales del sector y material publicitario, pero lo más importante es que lo sometas a un proceso de verificación para evitar y/o minimizar los riesgos normativos y de fraude. ¿Cuánto riesgo estás dispuesto a manejar?
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