En España, la factura electrónica ha revolucionado la forma en que se lleva a cabo la facturación y la gestión fiscal.
La facturación electrónica se emite y envía a través del Punto General de Entrada (PGE). Este es un sistema centralizado que facilita la recepción y gestión de las mismas por parte de la administración pública.
Este proceso automatizado elimina la necesidad de enviar las facturas por correo postal o electrónico. Así mismo agiliza el proceso y reduce los costos.
En varios países, la transición hacia la factura electrónica no solo ha sido una opción, sino que se ha convertido en una obligación. Esto ha marcado la modernización de los procesos contables y tributarios.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional en papel que contiene la misma información. Detalles del vendedor, del comprador, descripción de los bienes o servicios, cantidad, precio, impuestos, entre otros datos relevantes.
La diferencia está en que se emite y recibe de forma electrónica, sin necesidad de impresión física.
Normativa legal de la facturación electrónica
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.
En él se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura
- Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada
- Expedición por terceros
- Contenido de la factura
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad
- Especificidades de la factura electrónica
- Plazos
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas
- Regímenes especiales
- Conservación
¿Cómo funcionan la facturación electrónica en España?
La facturación electrónica en este país opera a través de un sistema que incluye plataformas de intercambio de facturas. Estas mismas actúan como repositorios gestionadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Este sistema garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas. Teniendo como resultado el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos en la normativa vigente.
Además, las empresas que emiten facturas electrónicas deben adjuntar una copia en formato PDF. Con esto asegurarán su legibilidad para los destinatarios.
Factura electrónica en España: ¿Obligatoria o no?
Por disposición de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas y la Ley Antifraude, los empresarios y autónomos deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros profesionales.
Todas las empresas están obligadas a facturar electrónicamente a otras empresas por la prestación de sus servicios o venta de productos y deberán comunicarse electrónicamente a la Agencia Tributaria.
En caso de que esta norma se incumpla, las sanciones oscilan entre los 10.000 y los 40.000 euros.
Factores esenciales de la facturación electrónica
Todas las facturas, deben garantizar:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura.
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica?
Esta nueva modalidad supone un avance en la transformación digital aportando una serie de ventajas para las partes implicadas:
Eficiencia y rapidez
La factura electrónica agiliza los procesos administrativos al eliminar la necesidad de manipular documentos físicos. Las transacciones pueden realizarse en tiempo real, reduciendo los tiempos de gestión y facilitando la toma de decisiones.
Ahorro de costos
La eliminación de papel, impresión y envíos postales reduce los gastos asociados con la facturación tradicional. Además, se reducen los errores humanos y se optimiza el tiempo empleado en la conciliación de información.
Sostenibilidad
Al reducir el uso de papel, la factura electrónica contribuye a la preservación del medio ambiente. Esto disminuye la tala de árboles y minimiza la huella de carbono asociada con la producción y distribución de papel.
Seguridad
La factura electrónica ofrece niveles de seguridad superiores. La información se cifra y se almacena de forma segura, reduciendo el riesgo de pérdida o manipulación de documentos.
Tipos de facturas electrónicas en España
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet.
La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Requisitos y obligaciones para la implementación de la facturación electrónica
Para la implementación de la facturación electrónica de este país, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos y obligaciones:
- Obligatoriedad: La facturación electrónica es obligatoria para todas las transacciones entre las administraciones públicas y sus proveedores desde 2015, y próximamente será obligatoria para las transacciones entre empresas (B2B).
- Plazos de Implementación: El Real Decreto que regula la facturación electrónica entrará en vigor a los doce meses de su publicación en el BOE. Las fases de implementación incluyen plazos específicos para la emisión/recepción de facturas según la facturación anual de las empresas.
- Firma Digital y Certificado Digital: Para emitir una factura electrónica, es necesario obtener la firma digital y el certificado digital. Además, se debe seleccionar un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) aceptado por el SAT para validar las facturas.
- Requisitos de la Factura Electrónica: La factura electrónica debe contener información específica, como la fecha y hora de certificación, el número de serie del certificado digital del SAT, y cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 20.
- Acción Ejecutiva: Una factura electrónica puede instar al pago mediante una acción ejecutiva si cumple con ciertos requisitos, como incluir la identificación de la cuenta de pago del deudor y no haber sido emitida a consumidores, organismos del sector público, entre otros.
Estos requisitos y obligaciones son fundamentales para garantizar la correcta implementación y cumplimiento de la facturación electrónica en España, asegurando la validez y legalidad de las transacciones comerciales.
Formatos de la factura electrónica
Las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto por el que se aprueba el desarrollo reglamentario que regula las obligaciones de facturación.
Según el borrador remitido a la Comisión Europea de dicho reglamento, podrán emitirse bajo una de las siguientes sintaxis:
- Formato XML CII del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria.
- Formato UBL de factura y nota de crédito definidos en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Formato EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Formato Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas deberán garantizarse por alguno de los siguientes mecanismos:
- Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con el Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) cuando se utilicen procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
Validez legal a tus facturas: Firma electrónica
Firmar una factura electrónica es un proceso cada vez más habitual. Con la Ley Crea y Crece, cada vez más autónomos y PyMEs tienen que realizar este trámite antes de enviar cualquier factura a otros profesionales.
Para obtener una firma electrónica es necesario seguir los siguientes pasos:
- Obtener un Certificado Digital: La firma electrónica para facturas requiere un certificado digital que garantice la autenticidad del documento. Este certificado se obtiene a través de entidades certificadoras autorizadas.
- Acceder al Sistema de Facturación Electrónica: Una vez se posea el certificado digital, se debe acceder al sistema de facturación electrónica utilizado por la empresa.
- Rellenar los Datos del Emisor y Destinatario: Es importante completar los datos correspondientes al emisor y destinatario de la factura electrónica.
- Describir Detalladamente los Bienes o Servicios: Se debe proporcionar una descripción detallada de los bienes o servicios suministrados, incluyendo la cantidad, precio unitario y cualquier impuesto aplicable.
- Calcular los Impuestos y Total: Calcular los impuestos correspondientes y el total de la factura, asegurándose de que el software de facturación electrónica facilite esta tarea.
- Generar la Factura y Firmar con el Certificado Digital: Al completar los pasos anteriores, el certificado digital se encargará de firmar automáticamente el documento, garantizando su validez legal.
Siguiendo estos pasos, puedes obtener una firma electrónica para tu factura electrónica.
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