La facturación electrónica ha revolucionado la manera en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales en Ecuador.
En este artículo exploraremos en detalle el panorama actual de la facturación electrónica en Ecuador. Desde los beneficios y procesos hasta los desafíos que implica su implementación.
Antecedentes de la facturación electrónica en Ecuador
En 2014 Ecuador implementó la factura electrónica. El Servicio de Rentas Internas (SRI) ha establecido un calendario para la integración gradual de los contribuyentes al sistema.
El calendario para la factura electrónica en Ecuador se extiende desde enero de 2019 hasta 2023. Este calendario aplica a los contribuyentes que ya existían antes de la legislación actual. En 2023, el último grupo de contribuyentes deberá cumplir con la obligación.
Ecuador ha creado un marco legal para la factura electrónica. La Resolución No. NAC-DGERCGC13-00486 y otras normas regulan la emisión y recepción de estos documentos.
¿Cómo funcionan las facturas electrónicas en Ecuador?
Los contribuyentes emiten Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFEs) a través del Sistema de Emisión de Comprobantes Fiscales Electrónicos del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Estos documentos se firman digitalmente con una Firma Electrónica y se envían al receptor por correo electrónico o a través de un portal web.
Beneficios de las facturas electrónicas para las empresas
El uso de las facturas electrónicas trae consigo un sin número de beneficios para los contribuyentes:
Procesos administrativos más eficientes
Con este nuevo modelo, se puede consultar reportes, facturas, retenciones y mucho más de forma rápida. Con esto, se ahorra buscar en los libros contables físicos y se reduce las posibilidades de traspapelar algún archivo.
Reducción del tiempo de envío de documentos
Cuando se genera la factura electrónica desde el portal, se solicita la autorización al SRI. Una vez aprobada, se envía el documento PDF y XML al correo del cliente.
De este modo, no vamos a tener que dirigirnos a la ubicación física del consumidor para entregarle el documento.
Rápida consulta de reportes
Al quedar las facturas en una nube en el sistema, se pueden consultar en un Libro Digital Distribuido, teniendo la opción de emplear filtros, lo que hace que sea más sencillo y rápido las consultas.
Reducción de posibles falsificaciones
Al contar directamente con una firma digital y solicitar la autorización al SRI, la autenticidad del documento tributario se puede validar directamente en el portal del SRI.
Reducción de errores manuales
La digitalización reduce la posibilidad de errores al ingresar datos, ya que estos están validados y gestionados de manera eficiente.
Cuidado del medioambiente
Al evitar el uso de papel, las facturas electrónicas contribuyen a la preservación del medio ambiente. Esto disminuye la tala de árboles y el consumo de recursos naturales.
Tipos de comprobantes electrónicos
Existen varios tipos de comprobantes electrónicos que deben ser emitidos por los contribuyentes en Ecuador.
- Factura electrónica: La factura electrónica es otra forma de emisión de facturas de venta que cumple con los requisitos legales y reglamentarios para la autorización por parte del SRI. Esto garantiza la validez de su origen e integridad de su contenido, ya que incluye la firma electrónica del emisor en cada factura.
- Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios: Estos documentos deberán ser emitidos y entregados por los sujetos pasivos para determinadas adquisiciones establecidas en el marco legal ecuatoriano.
- Notas de crédito y débito: Estos documentos permiten a los sujetos pasivos enmendar o modificar facturas válidas emitidas anteriormente.
- Comprobantes de retención: Este tipo de comprobante es emitido para indicar las retenciones de impuestos hechas por los agentes de retención autorizados por la legislación local.
- Guía de remisión: Estos documentos respaldan el traslado de mercancías dentro del territorio nacional, por lo que todo transporte debe llevarlos.
Requisitos y obligaciones para la implementación de la facturación electrónica
Para implementar la facturación electrónica en Ecuador, las empresas deben cumplir con una serie de requisitos y obligaciones establecidos por el Sistema de Rentas Internas (SRI).
Para emitir facturas electrónicas en Ecuador se debe cumplir con ciertos requisitos. Estos incluyen el registro en el SRI, la obtención de autorización, el uso de software certificado, la inscripción en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) y cumplir con estándares técnicos y de seguridad.
El emprendedor o empresa disponga de un certificado electrónico emitido por alguna entidad certificadora.
Nota: Si el contribuyente no está inscrito en el Registro Único de Contribuyentes y no tiene un certificado de identificación electrónica, deberá solicitar la apertura de una cuenta en el SRI.
Se debe solicitar autorización para la emisión de comprobantes electrónicos en ambientes de Pruebas y posteriormente en ambiente de Producción.
Ambiente de pruebas
Permite que se realicen pruebas y los ajustes necesarios en los sistemas informáticos para la emisión de comprobantes electrónicos.
De esta manera se garantiza que la información que será transmitida al SRI cumpla con las especificaciones establecidas en la “Ficha Técnica” y que la información del contribuyente sea correcta.
Al tratarse de un período de prueba, los comprobantes electrónicos emitidos bajo este ambiente no tiene validez tributaria.
Ambiente de producción
Cuando el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro del ambiente de “Pruebas” así como los ajustes necesarios señalados en el párrafo anterior, solicitará su autorización para emitir sus comprobantes en este ambiente.
La aprobación otorgada por el Servicio de Rentas Internas, para la emisión de comprobantes electrónicos, tendrá vigencia indefinida y los comprobantes emitidos en este ambiente contarán con la respectiva validez tributaria.
¿Cómo habilitar la facturación electrónica?
Para cumplir con las responsabilidades fiscales de tu negocio de forma rápida y segura debes de:
- Obtener una firma electrónica: Descarga el software del SRI e instala el certificado y el token.
- Solicita permiso para emitir CFEs: Completa el formulario en SRI en línea y adjunta la documentación requerida.
- Contrata un proveedor de servicios de facturación electrónica (opcional): Puedes usar el gratuito del SRI o uno privado que cumpla con sus requisitos.
- Configura el sistema de facturación electrónica: Ingresa la información de tu negocio, productos o servicios y los datos del SRI.
Responsabilidades legales para emitir una factura electrónica
Al momento de emitir un documento, se deben tomar en cuenta algunas sencillas responsabilidades legales con el receptor del documento:
- Advertir al usuario que va a recibir facturas electrónicas.
- Enviar el comprobante autorizado por el SRI al usuario a su correo electrónico.
Se entrega la factura de forma impresa únicamente si el cliente o usuario así lo solicita.
En este sentido, se le puede brindar el RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) que es la representación impresa de la transacción y tiene validez tributaria.
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