Las facturas electrónicas son un documento digital que tienen la misma validez legal que una factura en papel. En Chile, su emisión es obligatoria para todas las empresas desde el 1 de febrero de 2018.
El Servicio de Impuestos Internos (SII), entidad que regula el control fiscal en Chile, pone a disposición diferentes sistemas de facturación para las empresas.
Evolución de la facturación electrónica en Chile
Chile comenzó su proceso de implementación de la factura electrónica en el año 2003 cuando el Servicio de Impuestos Internos (SII) inició la masificación del sistema de carácter voluntario para todos los contribuyentes que quisieran acogerse.
En 2014, con la Ley Nº 20.727 se establece la obligatoriedad de uso de la Factura Electrónica en Chile, con un periodo de incorporación progresivo desde la entrada en vigor de la ley, el 31 de enero de 2014.
En este tiempo se produció el reemplazo de los documentos físicos o de papel por los diferentes documentos tributarios electrónicos (DTE). Estos son contemplados por la legislación: Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Guías de Despacho, Facturas de Compra, Facturas Exentas.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica se denomina Documento Tributario Electrónico (DTE) y consiste en la emisión y recepción de comprobantes fiscales. Dentro de este formato digital se reemplazan las facturas tradicionales en papel.
Características de una factura electrónica en Chile
Las empresas que operan en Chile deben conocer las características de la factura electrónica. Este documento digital que reemplaza a la tradicional factura en papel.
- La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor.
- La numeración es autorizada vía Internet por el SII.
- Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado.
- Se puede consultar la validez del documento en la página web del SII.
- Los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos pueden seguir emitiendo facturas tradicionales y quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE que le envíen otros contribuyentes.
¿Cómo se aplica la facturación electrónica?
Los contribuyentes emiten DTE a través del Sistema de Facturación Electrónica (SFE) del Servicio de Impuestos Internos (SII). Estos documentos se firman digitalmente con un Certificado Digital y se envían al receptor por correo electrónico o a través de un portal web.
¿Cuáles son los beneficios?
- Mayor seguridad: Reduce el riesgo de falsificaciones y fraudes.
- Agilidad: Simplifica el proceso de emisión y recepción de facturas.
- Transparencia: Facilita el control fiscal por parte del SII.
- Ahorro de costes: Reduce los costos de impresión, almacenamiento y envío de facturas.
- Mejora la imagen del negocio: Demuestra un compromiso con la modernización y la responsabilidad ambiental.
Actores y funcionamiento de la factura electrónica en Chile
La factura electrónica en Chile es obligatoria para el 100% de las empresas. El ser facturador electrónico habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
El SII habilita a facturar electrónicamente y pone a disposición de los contribuyentes diferentes sistema de facturación electrónica.
Las empresas envían al SII los DTE en tiempo real a través del sistema de facturación elegido, para su validación. El organismo tributario una vez validadas las devuelve al emisor. Por su parte, el emisor las envía por correo electrónico al destinatario final, en formato XML_DTE.
El receptor de la factura electrónica dispone de ocho días para aceptar la factura o reclamarla. En el caso de que transcurrido ese plazo no se haya generado un acuse de recibo, el SII las considera formalmente aceptadas.
¿En qué casos es obligatoria?
La emisión de DTE es obligatoria para todos los contribuyentes que se encuentren afectos al IVA en Chile.
¿Cómo habilitar la facturación electrónica?
Para habilitar la facturación electrónica en Chile, las empresas deben completar un proceso de cuatro pasos. En primer lugar, se necesita obtener un Certificado Digital del Servicio de Impuestos Internos (SII). Este certificado permite la firma digital de documentos electrónicos, garantizando su autenticidad y validez. El proceso de solicitud se realiza en línea a través del sitio web del SII.
Una vez obtenido el Certificado Digital, el siguiente paso es solicitar la autorización para emitir Documentos Tributarios Electrónicos al SII.
Las empresas pueden optar por contratar a un proveedor de servicios de facturación electrónica. Estos proveedores ofrecen servicios de gestión y emisión de DTE. Así mismo ayuda a simplificar el proceso para las empresas que carecen de recursos internos para hacerlo ellas mismas.
Finalmente, la empresa debe configurar su sistema para emitir y recibir DTE. Este proceso varía según el sistema utilizado por la empresa.
Importante: El SII ofrece un Sistema de Facturación Gratuito que las empresas pueden usar para cumplir con la obligación de emitir DTE. Este sistema puede ser una buena opción para empresas con bajo volumen de transacciones o que no desean invertir en un sistema propio.
Fundamentos de facturas electrónicas
Para comprender mejor el proceso de las facturas electrónicas en Chile, es fundamental familiarizarse con los siguientes conceptos clave:
- Documento Tributario Electrónico (DTE): Es el documento electrónico que acredita la realización de una operación comercial.
- Timbre Electrónico: Es un código de seguridad que se agrega al DTE para garantizar su autenticidad e integridad.
- Certificado Digital: Es un archivo electrónico que permite la firma digital de los DTE.
- Sistema de Facturación Electrónica (SFE): Es el software que se utiliza para generar, enviar y almacenar los DTE.
Sistemas de facturación disponibles en Chile
El SII pone a disposición de los contribuyentes diferentes sistema de facturación electrónica en función del volumen de facturación de las empresas.
- El Sistema de Facturación Gratuito del SII tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente. No se integra con aplicaciones informáticas del contribuyente, es decir, funciona a través de la plataforma del SII y solo con los documentos que allí se ponen a disposición: facturas, nota de crédito y débito, guía de despacho y factura de compra. Está diseñado para un bajo volumen de emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y los documentos se emiten uno a uno.
- Sistema de facturación propio o de mercado. Los contribuyentes pueden desarrollar un software propio o adquirir en el mercado un sistema que les permita operar con factura electrónica. Admite un alto volumen de emisión de DTE. Pueden emitir facturas, notas de crédito y débito, guía de despacho, factura de compra, de exportación, notas de crédito y débito de exportación, liquidación factura, boletas afectas, ente otros. Es integrable con otros sistemas informáticos que utilice la empresa (ERP, Software de Gestión Empresarial, entre otros).
Tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)
Existen diferentes tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE), que ofrecen un respaldo tributario y legal para cada operación comercial, tanto para el emisor como para el receptor.
Los documentos tributarios que obliga la ley a emitir en formato electrónico son: Facturas, Facturas No Afectas o Exentas, Facturas de Compra, Liquidaciones Factura, Notas de Débito, Notas de Crédito, Guías de Despacho, Facturas de Exportación, Notas de Crédito de Exportación y Notas de Débito de Exportación.
Facturas Electrónicas
Documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico, el cual tiene idéntico valor legal y su emisión debe ser autorizada previamente por el SII. En él se detallan los productos o servicios vendidos, método de pago y el precio unitario.
Factura de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA
Documento que se genera para operaciones exentas de impuestos, principalmente de IVA.
Factura de Compra Electrónica
Es el respaldo legal de una compra, y se emite en las siguientes situaciones:
- Cuando el emisor electrónico es un agente retenedor autorizado para el Cambio de Sujeto del IVA y efectúa transacciones en las cuales está obligado a retener una parte o la totalidad del IVA.
- Cuando el emisor electrónico efectúa operaciones gravadas, con vendedores o prestadores de servicios, indicados en la Resolución Exenta N° 1496, de 1976, que no tengan documentación tributaria.
Guías de Despacho Electrónica
Documentos tributarios que deben emitirse de forma obligatoria cuando no se emite una factura en el momento de la entrega de bienes o mercancías. Las guías de despacho verifican y justifican la entrega de la mercancía por parte del vendedor y la recepción por parte del receptor. Las guías deben ir numeradas y timbradas por parte del SII de Chile. La factura que se emite posteriormente deberá indicar el número de la guía de despacho tal y como marca la legislación.
Liquidación Factura Electrónica
Documento tributario en que se refunde la liquidación de ventas, emanadas de un contrato de consignación, y la facturación de la comisión pactada entre el consignante y el consignatario, conforme a lo instruido en la Circular Nº 126, de 1977.
Nota de Crédito Electrónica
Documento para anular o corregir una factura ya emitida.
Nota de Débito Electrónica
Documento que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios cuando hay cambios en el monto de la factura original.
Factura de Exportación Electrónica
Documentos de distinta naturaleza frente al IVA y de distintas validaciones de esquema a nivel electrónico que la factura electrónica. Permite incluir datos que no son aplicables a la factura electrónica como ingresar montos en moneda extranjera, identificar el medio de transporte y la compañía transportista, el puerto de embarque y desembarque, la modalidad de venta, entre otros.
Nota de Crédito de Exportación Electrónica
Documento que se genera para anular o modificar facturas de exportación.
Nota de Débito de Exportación Electrónica
Documento que se genera cuando hay cambios en el monto de la factura de exportación original.
Todo documento tributario electrónico que se emita, debe contener una firma electrónica digital. Esta firma permite autenticar su origen y asegurar su integridad.
Casos en que se debe emitir DTE
La emisión de Documentos Tributarios Electrónicos es obligatoria para diversas transacciones comerciales en Chile. Sirven para: ventas a consumidores, ventas a empresas y exportaciones.
Ejemplo: Un restaurante que vende comida a un cliente debe emitir una boleta electrónica con información como nombre del cliente. Esta incluye: descripción de la venta, precio, impuestos y forma de pago.
Existen excepciones a la obligatoriedad, como las ventas a personas no contribuyentes no residentes en Chile.
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