Cuando alguien de tu equipo se va, quieres estar seguro de que ya no puede enviar, aprobar ni desviar dinero de la empresa. Esta lista te muestra qué revisar en tu Billetera Smart USD de Bancoli y en las herramientas que la rodean. Hazlo en su último día, no una semana después.

Con la Billetera Smart USD, tu negocio tiene un saldo Smart USD y, una vez verificado, datos de cuenta en USD a su nombre. Smart USD son tus USDC, USDi y USDT elegibles, todos plenamente respaldados, que ves como un solo saldo en dólares. No es un depósito y no está asegurado por la FDIC. Tienes FX gratis en más de 25 divisas, ya incluido, cuando envías pagos. Tú controlas tus fondos. Bancoli no es dueño de ellos ni los controla.

En resumen

  • Haz una lista de todo lo que la persona podía usar: acceso del equipo, aprobaciones, inicios de sesión, beneficiarios guardados, facturas y correos compartidos.
  • Quita su acceso al equipo y su permiso para aprobar en su último día.
  • Revisa que los inicios de sesión y los métodos de aprobación de tu wallet sean de personas que se quedan.
  • Revisa los datos de pago guardados y las facturas por si hubo cambios recientes.
  • Anota qué cambiaste y cuándo.

Primero, un repaso rápido de cómo funciona el acceso

Esta guía se queda en la lista de salida. Para lo básico, lee ¿Quién puede mover el dinero? Cómo configurar el acceso de tu equipo a la Billetera Smart USD.

La versión corta:

  • Un inicio de sesión empresarial de Bancoli y el acceso a la wallet son dos cosas distintas. El inicio de sesión da acceso al panel. Solo las personas con acceso a la wallet pueden aprobar movimientos de fondos de la wallet.
  • El acceso a la wallet usa al menos dos inicios de sesión sociales. Los eliges entre Google, Apple, X o Telegram cuando configuras la wallet.
  • Cada aprobación pide MFA, como un código de una app de autenticación, o una passkey en el dispositivo.

Así que cuando alguien se va, revisa las dos capas. Su inicio de sesión de Bancoli y si tenía alguna parte en el acceso a la wallet o en las aprobaciones.

1. Haz una lista de lo que podía usar

Antes de cambiar nada, anota lo que la persona podía tocar. Pídele a su jefe que revise la lista contigo.

  • Su inicio de sesión empresarial de Bancoli y lo que podía ver
  • Si tenía acceso a la wallet o podía aprobar pagos
  • Qué inicios de sesión sociales (Google, Apple, X o Telegram) usa tu wallet, y si conocía o usaba alguno
  • Dónde está su app de MFA o su passkey, por ejemplo en su propio teléfono o laptop
  • Plantillas de factura, beneficiarios guardados y datos bancarios de proveedores que podía editar
  • Correos compartidos de finanzas y herramientas de finanzas conectadas
  • Quién del equipo se hace cargo de cada cosa desde ahora

2. Quita el acceso en su último día

Hazlo apenas termine su trabajo. Si la salida no es amistosa, hazlo antes de avisarle.

  • Quítalo de tu equipo. Después entra tú y confirma que ya no aparece en tu equipo. Si no estás seguro de si todavía puede aprobar pagos, contacta al soporte de Bancoli.
  • Recuerda que el inicio de sesión de Bancoli y el acceso a la wallet son cosas separadas. Quitar el inicio de sesión es un paso. Revisar el acceso a la wallet es otro.
  • Si tenía uno de los inicios de sesión de la wallet, o aprobaba con su propio MFA o passkey, no adivines. Contacta al soporte de Bancoli y pregunta cómo cambiar quién tiene acceso a la wallet de tu negocio. Hazlo antes de tu próximo pago.
  • Nuestra guía de acceso del equipo advierte que los inicios de sesión de la wallet que eliges son difíciles de cambiar después. Es una razón más para empezar pronto y pedir ayuda.

3. Revisa los inicios de sesión y los métodos de aprobación que se quedan

Tus inicios de sesión de wallet son parte de cómo tu empresa mueve dinero. Trátalos como cualquier inicio de sesión de tesorería.

  • Cuentas de la empresa, no personales. Si un inicio de sesión de la wallet es una cuenta de Google, Apple, X o Telegram de la empresa que la persona conocía, cambia la contraseña y vuelve a configurar el MFA.
  • Correo y teléfono de respaldo. Asegúrate de que el correo y el teléfono de respaldo de cada inicio de sesión sean de la empresa, no de la persona que se fue.
  • MFA y passkeys. Cada persona que sigue aprobando pagos debe tener MFA o una passkey en su propio dispositivo. Si un método de aprobación estaba en un dispositivo que la persona se llevó, pregunta al soporte de Bancoli cómo reemplazarlo.
  • Más protección. Si uno de tus inicios de sesión de wallet es una cuenta de Google, considera el Programa de Protección Avanzada de Google, que es gratuito.
  • Nada de códigos compartidos. Nunca mandes datos de inicio de sesión ni códigos por chat o correo, ni siquiera para cubrir un hueco.

4. Asegúrate de que alguien todavía pueda aprobar

Una salida puede dejarte sin nadie que apruebe un pago. Revísalo antes de que un proveedor esté esperando.

  • Cuenta quién puede aprobar todavía. Procura que haya al menos una persona además del dueño.
  • Pide a cada persona que aprueba que complete una acción aprobada pequeña, de bajo monto. Si funciona, estás cubierto.
  • Si ahora solo el fundador puede aprobar, planea cambiarlo pronto.

5. Revisa datos de pago, beneficiarios y facturas

Alguien que se va puede haber hecho cambios en sus últimas semanas. La mayoría son honestos. Revisa de todos modos.

  • Revisa los beneficiarios guardados y los datos bancarios de proveedores. Confirma cualquier cambio reciente por teléfono, a un número que ya tenías.
  • Abre tus plantillas de factura. Revisa que los datos de pago sigan siendo los tuyos.
  • Mira los pagos que siguen esperando aprobación. Asegúrate de que cada uno sea esperado.

6. Cierra el ciclo con correos y otras herramientas

  • Quita a la persona de los correos compartidos de finanzas.
  • Desactiva cualquier regla de reenvío de correo que haya creado.
  • Quítala de las herramientas de finanzas conectadas, como tu app de contabilidad.
  • Avisa a los clientes y proveedores con los que trataba quién es su nuevo contacto. Pídeles que te llamen antes de hacer caso a cualquier pedido de cambiar datos de pago.

7. Déjalo por escrito

Guarda un registro corto de la salida. Te ayuda la próxima vez, y ayuda a tu contador y a tus auditores.

  • Qué quitaste y cuándo
  • Quién tiene acceso a la wallet ahora y quién puede aprobar
  • Quién toma el relevo si otra persona se va
  • Lo que todavía esperas del soporte de Bancoli

Planea desde ahora la próxima salida

La salida más fácil es la que planeaste. Usa cuentas de la empresa para los inicios de sesión de la wallet cuando más de una persona aprueba. Ten un plan de relevo por escrito. Revisa la lista de tu equipo cada pocos meses, no solo cuando alguien se va.

Preguntas frecuentes

¿Quitar el inicio de sesión de Bancoli de alguien le impide aprobar pagos?

Un inicio de sesión de Bancoli y el acceso a la wallet son dos cosas distintas. Solo las personas con acceso a la wallet pueden aprobar movimientos de fondos de la wallet. Quítalo de tu equipo y después revisa si tenía alguna parte en el acceso a tu wallet. Si no estás seguro, contacta al soporte de Bancoli.

¿Y si la persona que se fue tenía uno de los inicios de sesión de la wallet?

Contacta al soporte de Bancoli y pregunta cómo cambiar quién tiene acceso a la wallet de tu negocio. Hazlo antes de tu próximo pago. La próxima vez, usa cuentas de la empresa para los inicios de sesión de la wallet.

¿Tenemos que cambiar nuestros inicios de sesión sociales?

Si la persona conocía la contraseña o tenía el MFA de una cuenta de Google, Apple, X o Telegram de la empresa, sí. Cambia la contraseña, vuelve a configurar el MFA y revisa el correo y el teléfono de respaldo.

¿Quién controla el dinero de nuestra Billetera Smart USD?

Tú. Tú controlas tus fondos. Bancoli no es dueño de ellos ni los controla. Smart USD son tus USDC, USDi y USDT elegibles. No es un depósito y no está asegurado por la FDIC.

¿Qué tan pronto debemos hacerlo?

En su último día. Si la salida no es amistosa, antes de avisarle.

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