Las relaciones con proveedores son una parte fundamental del modelo de negocio. Tienen un papel clave en el trato entre proveedores y compradores.
Saber manejar bien las relaciones con proveedores es clave para que estas alianzas funcionen sin problemas. Los contratos son la base de estas relaciones, porque fijan las condiciones del trato y guían la forma de manejarlas para que funcionen bien y tengan éxito.
Las buenas relaciones con proveedores van más allá de las simples operaciones. Se vuelven alianzas estratégicas que influyen mucho en el éxito de una empresa.
Hacer pagos justos y a tiempo crea un sentido de dependencia mutua y confianza entre las empresas y sus proveedores.
Esta dependencia mutua es clave para un ecosistema de negocios sano, porque las dos partes se interesan en el éxito de la otra.
Qué es la gestión de relaciones con proveedores (VRM)
La gestión de relaciones con proveedores (VRM, por sus siglas en inglés) es un enfoque estratégico en el mundo B2B que busca crear alianzas de colaboración y beneficio mutuo con los proveedores. Va más allá de las compras y cubre todo el proceso de gestión de proveedores, incluida la selección, el alta, el seguimiento del desempeño y la creación de relaciones de largo plazo.
Los resultados ideales de la VRM incluyen compras más eficientes, menos riesgos y más valor de las relaciones con proveedores.
Usar una solución de VRM es la forma más eficaz de mejorar la gestión de relaciones con proveedores. Para mejorar tus relaciones con proveedores, es clave ser transparente con ellos, hacer evaluaciones anuales y entender su negocio y su operación.
La gestión de relaciones con proveedores pasa de dar prioridad al ahorro a reconocer todo el valor que aportan los proveedores, como la innovación, los estándares de calidad y la alineación con tus metas.
La VRM se reconoce desde hace tiempo como una forma de mejorar la operación de una empresa al manejar bien las relaciones con proveedores estratégicos.
Con el tiempo, la gestión de relaciones con proveedores creció hasta incluir varias estrategias y prácticas pensadas para aprovechar los beneficios clave de las alianzas con proveedores.
Una buena VRM exige que los equipos de compras hablen abiertamente con los proveedores, creen confianza y busquen alianzas donde ganen las dos partes.
Alianzas estratégicas: cómo cuidar las relaciones con proveedores para tener éxito
Crear y manejar relaciones con proveedores son procesos clave para lograr una operación excelente. Estas alianzas exigen planear con cuidado, hacer evaluaciones completas y dar seguimiento constante.
Esta primera etapa consiste en encontrar posibles proveedores por medio de investigación, recomendaciones o asociaciones de la industria. Le sigue una evaluación rigurosa según criterios definidos y verificaciones Know Your Vendor.
La meta es asegurar que los proveedores elegidos cubran lo que la empresa necesita, compartan sus objetivos de largo plazo y cumplan con las normas y estándares que aplican.
Criterios clave para elegir a los proveedores correctos
Elegir a los proveedores correctos es un proceso con matices que considera varios factores, como los montos de gasto de cada categoría de compra y qué tan críticos son los servicios o productos que se compran.
Elegir al proveedor correcto exige un enfoque cuidadoso. Considera varios factores, como los límites de gasto de cada categoría de compra y la importancia de los bienes o servicios que compras.
Crear confianza y relaciones sólidas con los proveedores es lo más importante, porque son la base de una alianza de beneficio mutuo. Los proveedores que comparten la visión estratégica de la empresa y se comprometen a colaborar tienen más probabilidades de ayudar al éxito del negocio.
Lo esencial de la verificación Know Your Vendor
La verificación Know Your Vendor (KYV) es un proceso de debida diligencia que las empresas usan para verificar la identidad y evaluar la confiabilidad de sus proveedores.
KYV se parece al proceso Know Your Customer (KYC) que usa la industria financiera, pero está adaptado al mundo B2B y se enfoca en los proveedores en vez de los clientes.
El proceso KYV consiste en reunir y evaluar información para confirmar que los proveedores son legítimos, entender su actividad y evaluar los riesgos que pueden traer. Esto incluye verificar la identidad del proveedor, revisar su estabilidad financiera, confirmar que tiene licencia para hacer el trabajo y evaluar si cumple con las normas.
Con una debida diligencia completa, las empresas pueden protegerse de verse envueltas en fraude, corrupción, lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y otras actividades ilícitas que podrían dañar su reputación y su situación financiera.
Bancoli ofrece verificaciones Know Your Vendor (KYV) en todos los planes, con procesos bancarios de nivel EE. UU. para crear alianzas más seguras y confiables. Estas alianzas son clave para mantener una cadena de suministro resiliente y protegerte de interrupciones, pérdida de ingresos y daños a tu reputación.
Cómo cuidar el éxito: manejo estratégico de riesgos en las relaciones con proveedores
El manejo de riesgos es una parte clave de la gestión de relaciones con proveedores. Incluye detectar, evaluar y reducir los riesgos del trato con proveedores. Estos riesgos van desde problemas en la cadena de suministro hasta temas de cumplimiento, y pueden afectar la operación y la reputación de la empresa.
Evaluar los riesgos a tiempo y tener planes de contingencia es clave para reducirlos. Tener varios proveedores y hacer evaluaciones de riesgo periódicas puede ayudarte a depender menos de uno solo y a preparar a tu empresa para imprevistos.
Cómo manejar y fortalecer las cuentas de proveedores
Una cuenta de proveedor representa la relación financiera y operativa formal entre una empresa y sus proveedores. Incluye todas las operaciones, mensajes y acuerdos con un proveedor.
Las buenas prácticas para manejar las cuentas de proveedores incluyen revisar con regularidad cómo va la cuenta, cumplir lo que dice el contrato y pagar a tiempo. Estas prácticas mantienen la relación positiva y productiva, ayudan a que la operación fluya y pueden abrir la puerta a mejores condiciones e innovaciones de los proveedores.
Canales de comunicación sólidos para una buena gestión de relaciones con proveedores
La buena comunicación es la base de una gestión de relaciones con proveedores (VRM) exitosa. Implica fijar expectativas claras, crear una buena relación y asegurar que las dos partes estén de acuerdo.
Una comunicación clara y constante es la base de una relación sana con los proveedores. Ayuda a alinear expectativas, resolver conflictos y crear confianza.
Usar distintos canales de comunicación, como correos, reuniones y plataformas de colaboración, puede ayudar a juntar la información y hacer más fluido el trato.
Por ejemplo, las actualizaciones periódicas y las sesiones de retroalimentación pueden ayudar a detectar y resolver problemas a tiempo, con una cultura de diálogo abierto y respeto mutuo.
Cómo mejorar la operación: donde se juntan la comunicación y la tecnología
La comunicación clara y el intercambio eficiente de datos son clave para manejar las cuentas de proveedores. Facilitan el intercambio de información sobre especificaciones de pedidos, calendarios de entrega y retroalimentación de desempeño. La tecnología tiene un papel clave para simplificar estos procesos.
Los sistemas de gestión de proveedores (VMS) y otras soluciones de software pueden automatizar muchas partes del manejo de cuentas de proveedores, desde manejar a los proveedores hasta seguir pedidos y facturas y evaluar su desempeño. Con la tecnología, las empresas pueden tener más transparencia, menos errores y una relación más colaborativa con sus proveedores.
Cómo usar la innovación para crecer en las relaciones con proveedores
Las relaciones sólidas con proveedores pueden ser una gran fuente de innovación y crecimiento. Los proveedores muchas veces tienen conocimientos y capacidades únicas que, si se aprovechan en una relación de colaboración, pueden llevar a crear nuevos productos, servicios o procesos.
Ejemplo
Una empresa de software que quiere mejorar la seguridad de sus datos podría colaborar con proveedores de ciberseguridad. El conocimiento del proveedor sobre amenazas nuevas y lo que la empresa de software sabe de su producto y de sus clientes podrían llevar a crear juntos una nueva función de seguridad que beneficie a las dos partes.
Cómo crear una relación con proveedores donde ganen las dos partes
Una estrategia clave para manejar las relaciones con proveedores es crear situaciones donde las dos partes ganen. Esto se logra al entender el negocio del proveedor e incluirlo en las decisiones estratégicas que pueden afectar su operación. Con Bancoli, puedes pagar facturas y aprovechar herramientas para manejar tu flujo de caja.
Cómo enfrentar los retos comunes
Manejar las relaciones con proveedores puede traer retos, desde expectativas que no coinciden hasta fallas de comunicación. Algunas estrategias para superarlos son tener contratos claros, mantener la comunicación abierta y hacer reuniones de revisión periódicas para atender cualquier problema antes de que crezca.
Consejos rápidos para mejorar las relaciones con proveedores
- Comunicación frecuente: Las revisiones periódicas pueden ayudarte a prever y resolver problemas antes de que crezcan.
- Participación estratégica: Incluir a los proveedores en las sesiones de planeación estratégica puede darte ideas valiosas y crear un sentido de alianza.
- Entender el negocio del proveedor: Conocer la operación y los retos de tu proveedor puede ayudarte a enfocarte más en la innovación.
- Cumple las condiciones de pago: A los proveedores hay que pagarles a tiempo y de forma constante. Respetar esto con comunicación frecuente beneficia a las dos partes en cualquier relación.
Pagos a tiempo a los proveedores: la clave de relaciones de negocio sólidas
Los pagos a tiempo son clave para mantener una relación positiva y productiva con los proveedores. Respetan el servicio del proveedor y ayudan a su estabilidad financiera.
Las buenas prácticas para manejar las condiciones de pago incluyen acuerdos claros sobre los calendarios de pago, avisar pronto si puede haber atrasos y usar sistemas de pago automáticos para reducir los errores humanos.
Herramientas y tecnología para la gestión de relaciones con proveedores
La tecnología tiene un papel clave para mejorar la eficiencia y la eficacia de la gestión de relaciones con proveedores. Las herramientas de comunicación, la integración de datos y la automatización de flujos de trabajo pueden simplificar el proceso de VRM, y hacen más fácil manejar varios proveedores y tener una vista completa de su desempeño.
Por ejemplo, una solución de VRM con datos y análisis en tiempo real puede mejorar los pronósticos, el presupuesto y la gestión del desempeño.
Beneficios de usar una solución de VRM
Una solución de VRM puede dar muchos beneficios, como una operación más eficiente, mejor desempeño de los proveedores y mejor manejo de riesgos.
Permite a las empresas tener una base de datos central con la información de sus proveedores, automatizar tareas de rutina y sacar conclusiones útiles con análisis.
Cómo crear alianzas de largo plazo con proveedores
Las relaciones de largo plazo con proveedores son muy valiosas para las empresas que buscan estabilidad, confiabilidad y calidad constante en su cadena de suministro. Estas alianzas van más allá de las simples operaciones y crean un mayor entendimiento y alineación de metas, lo que puede traer un trato preferente y la solución conjunta de problemas.
Desempeño y evaluación de proveedores
Evaluar el desempeño de los proveedores es clave para mantener altos estándares y asegurar que lo que aportan vaya con los objetivos de tu empresa. Fijar indicadores clave de desempeño (KPI) para los servicios o productos de cada proveedor permite evaluar y dar retroalimentación de forma objetiva.
Por ejemplo, el KPI de un proveedor de logística podría incluir los tiempos de entrega, mientras que el de un proveedor de manufactura podría enfocarse en la tasa de defectos.
Usar tarjetas de puntuación o calificaciones de proveedores facilita una evaluación ordenada, y permite a las empresas seguir el desempeño en el tiempo y encontrar áreas de mejora. Este enfoque ordenado asegura transparencia y responsabilidad, con una cultura de mejora continua.
Enfoques de colaboración en las relaciones con proveedores
Un enfoque de colaboración en la gestión de relaciones con proveedores crea una alianza donde las dos partes trabajan juntas hacia metas comunes.
Esto puede llevar a soluciones innovadoras, más eficiencia y éxito compartido. Por ejemplo, una empresa podría colaborar con un proveedor para crear un nuevo producto, aprovechando su experiencia y sus recursos para llevar algo único al mercado.
Bancoli verifica que tus socios de negocio cumplan con una verificación bancaria de nivel EE. UU., para que puedas operar con socios y proteger sus negocios en crecimiento del fraude y de los riesgos de cumplimiento, con una operación y unas alianzas más fluidas.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo podemos pasar de una relación de simples operaciones a una relación de largo plazo con los proveedores?
Para ir más allá de las operaciones sueltas, enfócate en crear confianza y comunicación con tus proveedores. Esto puede incluir fijar metas juntos, compartir información abiertamente y trabajar juntos para resolver problemas.
2. ¿Qué métricas conviene usar para evaluar el desempeño de los proveedores?
El desempeño de los proveedores se puede evaluar con una mezcla de métricas de calidad (tasa de defectos, apego a las especificaciones), confiabilidad (entregas a tiempo, capacidad de respuesta) y costo (precios, costo total de propiedad).
3. ¿Cómo podemos evaluar los riesgos en las relaciones con proveedores?
Haz evaluaciones de riesgo periódicas enfocadas en la confiabilidad de los proveedores, los temas geopolíticos que afectan las cadenas de suministro y el cumplimiento de las normas de la industria. La verificación KYV de Bancoli te da información útil para evaluar el riesgo de tus proveedores.
4. ¿Cómo es una relación de colaboración con un proveedor?
Una relación de colaboración con un proveedor incluye comunicación abierta, metas compartidas e iniciativas conjuntas para el beneficio de las dos partes. Las dos partes se comprometen con el éxito de la otra y trabajan de cerca para superar retos y aprovechar oportunidades.