Tu contador necesita saber tres cosas de cada pago. Quién te pagó o a quién le pagaste, para qué era y cómo aparece en tus libros. Con una Billetera Smart USD, el dinero puede llegar como un pago bancario en dólares o como stablecoins. Unos buenos registros conectan los dos con la misma factura.

En resumen

  • Lleva una fila por pago, con la fecha, el número de factura, el monto y cualquier comisión.
  • En los pagos con stablecoins, guarda también el ID de la transacción y la red que usó.
  • Separa en columnas distintas las stablecoins, los pagos bancarios en dólares y los pagos que envías en otras monedas, para que cada grupo cuadre por su cuenta.
  • Guarda la tasa de FX y las comisiones junto al pago al que pertenecen.

Por qué importan los registros de tu billetera

Una billetera muestra que el dinero se movió. No muestra el motivo. Tu contador también necesita saber quién pagó, qué factura se pagó, qué comisiones hubo y si una transferencia fue solo dinero que pasó entre tus propias cuentas.

Para cada pago, tus registros deberían responder cuatro preguntas.

  • ¿A qué negocio pertenece? Cada cuenta y cada billetera debe tener un dueño claro.
  • ¿Para qué era? Una factura, una cuenta por pagar, un reembolso o un movimiento entre tus propias cuentas.
  • ¿Qué monto va en los libros? El monto, la moneda y cualquier comisión o FX.
  • ¿Ya terminó? Un pago que sigue pendiente o en revisión todavía no está listo.

El ID de una transacción te ayuda a encontrar después una transferencia en stablecoins. No te dice quién pagó ni por qué. Esa parte la completan tus registros.

Dónde encaja la Billetera Smart USD

Bancoli es un banco con licencia y una fintech, todo en uno. Con la Billetera Smart USD, tus clientes te pueden pagar por ACH, RTP, wire nacional de EE. UU. y stablecoins. Tus datos de cuenta en dólares están a nombre legal de tu negocio. Si trabajas por tu cuenta, pueden estar a tu propio nombre.

Smart USD son los USDC, USDi y USDT elegibles de tu billetera, todos plenamente respaldados, que ves como un solo saldo en dólares. No es un depósito y no está asegurado por la FDIC. Tienes FX gratis en más de 25 divisas, ya incluido, cuando envías pagos. Tú controlas tus fondos. Bancoli no es dueño de ellos ni los controla.

Esto importa para tus registros. Los pagos bancarios y las stablecoins de tu billetera son cosas distintas, así que llévalos en columnas distintas.

Arma registros que tu contador pueda usar

1. Haz una lista de cada cuenta y billetera de tu negocio

Haz una lista sencilla de tus datos de cuenta en dólares y de las direcciones de tus billeteras. Para cada una, anota qué negocio es el dueño, para qué la usas, en qué red está y quién lleva sus registros. Deja fuera del archivo contable los datos de inicio de sesión y de aprobación.

2. Define tus columnas antes de empezar

Usa una fila por pago. Elige primero tus columnas, para que todas las filas se vean igual. Un buen punto de partida es:

  • Fecha
  • Quién te pagó o a quién le pagaste
  • Número de factura o de cuenta por pagar
  • Monto y moneda
  • Cómo se movió: ACH, RTP, wire nacional de EE. UU., o qué stablecoin y en qué red
  • ID de la transacción o referencia bancaria
  • Comisiones
  • Tasa de FX, si el pago cambió de moneda
  • Estado: pendiente, en revisión o listo
  • Una nota corta sobre para qué era

Si un pago cubre dos facturas, anota los dos números de factura en esa fila. Si un cliente paga solo una parte, anota cuánto falta.

3. Anota tus saldos iniciales

Elige una fecha de inicio. Ese día, anota el saldo de cada billetera y de cada cuenta. En tu saldo Smart USD, anota también cuánto es USDC, USDi y USDT, porque el detalle de tu billetera muestra qué moneda es cuál. Tu contador necesita estos números para revisar que todo lo que viene después cuadre.

4. Separa los distintos tipos de dinero

Usa columnas distintas, o pestañas distintas, para:

  • Las stablecoins que entran y salen de tu billetera
  • Los pagos bancarios en dólares por ACH, RTP o wire nacional de EE. UU.
  • Los pagos que envías en otras monedas

Cada grupo debe cuadrar por su cuenta. Mezclarlos es la forma en que se esconden las pequeñas diferencias. Registra cada pago una sola vez. Usa la referencia bancaria o el ID de la transacción para revisar que el mismo pago no esté en dos columnas.

5. Guarda el FX y las comisiones junto al pago

Cuando envías un pago en otra moneda, guarda la tasa, cualquier comisión y el monto que recibió la otra persona. Ponlos en la misma fila del pago. El FX gratis cubre el cambio de moneda. Todavía puede aplicar una comisión por el pago, según tu plan. Tu contador necesita los dos números para registrar bien el pago.

Revisa qué muestran tus registros de Bancoli para cada pago. Si la tasa o la comisión no aparece en tu exportación, guárdala tú en el momento de pagar.

6. Marca los movimientos entre tus propias cuentas

Pasar dinero de una de tus cuentas o billeteras a otra no es un ingreso ni un gasto. Marca esas filas como transferencias y anota los dos lados. Si no, pueden parecer ventas o gastos.

7. Acuerda con tu contador un método de valuación

Pregúntale a tu contador cómo quiere valuar las stablecoins en tus libros y usa siempre el mismo método. Escríbelo al principio de tu archivo para que cualquiera que lo abra conozca la regla.

8. Entrega tus registros un día fijo cada mes

Elige un día de cada mes. Ese día, revisa que cada fila tenga un número de factura o una nota, marca lo que siga pendiente y envíale el archivo a tu contador. Revisar un poco cada mes es más fácil que una gran limpieza a fin de año.

Revisa qué incluye tu exportación

Antes de depender de la exportación de cualquier cuenta o billetera, abre una y mírala. ¿Muestra la fecha, el monto, la moneda, la comisión, la tasa de FX, el ID de la transacción y la red? Si falta algo que necesitas, agrega una columna y complétala tú.

Conciliar pagos con facturas

Esta guía trata de lo que necesita tu contador. Si quieres ayuda paso a paso para conectar cada pago con la factura correcta, lee Pagos en stablecoins: cómo conciliar cobros con facturas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que guardar el ID de la transacción de cada pago con stablecoins?

Sí. Guárdalo junto con la red que usó. Te ayuda a ti y a tu contador a encontrar la transferencia después. No muestra quién pagó ni por qué, así que agrega también el número de factura.

¿Mi contador debería tener el inicio de sesión de mi billetera?

No. Deja fuera del archivo contable los datos de inicio de sesión y de aprobación. Tu contador necesita tus registros, no acceso para mover dinero.

¿Mi saldo Smart USD es un depósito bancario?

No. Smart USD son los USDC, USDi y USDT elegibles de tu billetera, todos plenamente respaldados. No es un depósito y no está asegurado por la FDIC. Tú controlas tus fondos. Bancoli no es dueño de ellos ni los controla.

¿Cómo debo valuar las stablecoins en mis libros?

Acuerda un método con tu contador, escríbelo y úsalo siempre.

¿Cada cuánto debo enviarle mis registros a mi contador?

Una vez al mes funciona bien para muchos negocios pequeños. Elige un día fijo y respétalo.

¿Quieres tus pagos en dólares y tus stablecoins en un solo lugar? Conoce la Billetera Smart USD.