Para conciliar un pago en stablecoins con una factura, lleva dos listas. En una anotas cada pago que entra. En la otra, cada factura y lo que falta por cobrar. Solo marcas una factura como pagada cuando ya revisaste el pago y sabes qué factura quiso pagar el cliente.
Con la Billetera Smart USD, los pagos de tus clientes en dólares digitales y los pagos bancarios elegibles en dólares estadounidenses llegan a un solo saldo. Tú controlas tus fondos, y Bancoli no es dueño ni controla tu dinero. En el día a día se siente como una cuenta empresarial normal. La conciliación de esta guía es el orden contable que llevas alrededor de ese saldo.
En resumen
- Que llegue un pago te dice que entró dinero. No te dice qué factura paga.
- Lleva una lista de pagos y una de facturas, y únelas con una lista corta de conciliación.
- Concilia primero por número de factura. Usa el monto solo para encontrar posibles coincidencias.
- Con este método es fácil resolver pagos parciales, un pago que cubre varias facturas y un mismo pago que aparece dos veces.
Por qué importa
Un cliente puede mandar el monto correcto y olvidarse del número de factura. Puede pagar tres facturas de una sola vez. Puede pagar desde una billetera que nunca viste, o pedirle a otra persona que pague por él.
Por eso conviene dividir el trabajo en dos. Primero, confirma que el dinero de verdad llegó a tu cuenta. Después, averigua a qué factura corresponde.
Con Bancoli puedes enviar facturas y cobrar en dólares digitales, o en dólares estadounidenses cuando esté activado en tu plan. Esta guía no da por hecho que tengas un archivo de exportación, una conexión con tu software contable ni una herramienta de conciliación automática. Te basta con una hoja de cálculo.
Antes de empezar
Asegúrate de poder ver tus facturas, los pagos que te llegan en Bancoli y tus registros contables. Algunas funciones, como los datos nominados en dólares estadounidenses, se activan cuando tu negocio queda verificado. Lo que puedes usar depende de tu plan, tu verificación y tu ubicación, y tu panel muestra lo que tienes activado. Bancoli puede enviar y recibir USD por ACH, RTP y wire.
En cada factura, indica con claridad cómo quieres que te paguen. Escribe la moneda (por ejemplo, USDC) y la red que aceptas. El mismo nombre de moneda puede ser un activo distinto en otra red, así que no dejes lugar a dudas.
Un consejo más. Un ID de transacción (también llamado hash) identifica una transacción en la blockchain. Una sola transacción puede incluir más de una transferencia. Si tus registros muestran un número de transferencia aparte, guárdalo también.
Antes de usar este método con clientes reales, pruébalo con tres casos: una factura pagada completa, un pago parcial y un pago que aparece dos veces.
Paso 1: Arma tu lista de facturas
Puedes llevarla en una hoja de cálculo o en tu software contable. Los nombres de columnas de abajo son sugerencias para tu propia lista. No son botones ni etiquetas de Bancoli.
- Dale a cada factura un ID de factura único. Si tu cliente ve un número distinto al que usa tu contador, pon los dos uno al lado del otro.
- Agrega Cliente, Moneda, Total de la factura, Fecha de vencimiento y Saldo pendiente. Conserva el total original. No lo borres cuando entre un pago.
- Agrega Cómo pagar. Anota la moneda, la red y los datos de recepción que le diste a ese cliente. No los copies de la factura de otro cliente.
- Agrega una Referencia de pago y pídele al cliente que la incluya. Si paga varias facturas juntas, pídele que diga cuáles.
Pon el número de factura justo al lado de las instrucciones de pago. Un número de factura no corrige un pago mal enviado, así que haz que las dos cosas se vean fácil.
Paso 2: Arma tu lista de pagos
Esta lista solo registra lo que entró. Todavía no decide para qué era cada pago.
- Para cada pago, anota un ID de pago, la Fecha y hora, el Monto recibido, la Moneda y por dónde entró.
- Para pagos en dólares digitales, guarda también la Red, el ID de transacción y el número de transferencia, si existe. Arma tu ID de pago con esos datos para que cada pago tenga una sola fila.
- Para pagos en dólares estadounidenses que entran por tus datos nominados en dólares estadounidenses (ACH o RTP, cuando están activados para ti), guarda cualquier referencia bancaria que aparezca con el pago. Estos pagos se convierten 1:1 a la stablecoin compatible de tu Billetera Smart USD, así que llegan al mismo saldo que tus dólares digitales. Cualquier referencia bancaria que aparezca te ayuda a distinguirlos.
- Antes de agregar una fila nueva, busca el ID de pago. Si ya está, es el mismo pago que aparece otra vez. Actualiza la fila que ya tienes en lugar de crear otra.
Anota el monto que de verdad llegó. Un número escrito en el correo de un cliente no es prueba de pago. Y la billetera de quien envía no te dice por sí sola quién es el cliente, porque otra persona puede pagar por él.
Paso 3: Une pagos y facturas con una lista de conciliación
Arma una tercera lista, corta, con solo tres columnas: ID de factura, ID de pago y Monto aplicado.
Esta lista pequeña te resuelve mucho. Un pago puede cubrir varias facturas, y una factura puede pagarse en partes, sin que tengas que copiar nunca un pago dos veces.
Tres formas de encontrar la coincidencia
| Forma de conciliar | Cuándo funciona mejor | Qué tiene de bueno | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Por número de factura | El cliente incluyó la referencia | Muestra exactamente qué quiso pagar el cliente | Los números que faltan o están mal escritos piden una revisión más a fondo |
| Por monto | Falta la referencia | Reduce rápido las opciones | Dos clientes pueden deber el mismo monto |
| Repartiendo el pago | Pagos parciales o un pago para varias facturas | Deja claro qué pago cubrió qué | Necesitas la lista de conciliación y revisar el saldo |
Usa el monto para encontrar posibles coincidencias. No marques una factura como pagada solo por el monto.
Paso 4: Revisa, concilia y actualiza
- Revisa el pago. Confirma que entró a tu cuenta, en la moneda que pediste y por el monto que aparece. Si algo no cuadra, mándalo a una lista de “por revisar” en lugar de conciliarlo.
- Encuentra la factura. Busca primero el número de factura. Después revisa el cliente y el saldo pendiente. Si no hay número, usa el monto y cualquier nota del cliente para encontrar posibles facturas.
- Aplica el monto. Agrega una fila a la lista de conciliación. Cuida que el total aplicado nunca supere lo que trajo el pago.
- Actualiza el saldo. Resta el monto aplicado al saldo de la factura. Si quedó pagada en parte, déjala abierta. Si el cliente pagó de más, registra la diferencia como “sin aplicar” hasta que decidas qué hacer con ella.
- Guarda la prueba en un solo lugar. Junta la fila del pago, la nota del cliente, tu conciliación y el asiento contable. Si algo fue fuera de lo normal, anota quién lo revisó y cuándo.
A fin de mes, haz dos revisiones rápidas. Compara los pagos que entraron con lo que aplicaste y lo que sigue sin aplicar. Después compara lo que aplicaste con lo que tus libros dicen que te deben los clientes.
Si la factura está en otra moneda, pregúntale a tu contador cómo quiere valorarla. La Billetera Smart USD trae el cambio de divisas incluido, y es gratis en 25 monedas dentro del monto mensual de FX incluido en tu plan. Aun así, registra cada cambio de moneda como un asiento aparte. No lo escondas dentro de la conciliación.
Cuando un cliente vuelve a pagar la misma factura
- Revisa el pago nuevo y dale su propia fila en la lista de pagos. No borres el primero.
- Mira cuánto falta después de los pagos anteriores. Si otra persona de tu equipo está trabajando la misma factura, habla primero con ella.
- Aplica solo el monto que corresponde a esta factura. Separa lo que sobre y decide qué hacer con eso.
- Actualiza el saldo y el estado. Conserva el historial de todos los pagos.
Cuando un pago cubre varias facturas, deja una sola fila de pago y agrega una fila de conciliación por cada factura. No apliques el pago completo a cada una.
Si tienes que devolver dinero, eso es un pago nuevo que sale. Confirma primero los datos del cliente. En la Billetera Smart USD, el dinero que sale lo aprueban las personas con acceso a la billetera. Ese acceso se configura con al menos dos inicios de sesión sociales (Google, Apple, X o Telegram), y cada aprobación usa MFA o una passkey. Así, un reembolso recibe el mismo cuidado que cualquier otro pago.
Problemas comunes y qué hacer
El monto coincide, pero no sabes quién pagó
Deja el pago sin conciliar y pregúntale al cliente a qué factura corresponde. Antes de conciliarlo, revisa si alguien más debe el mismo monto. Guarda su respuesta junto con tus registros.
El mismo pago aparece dos veces
Compara el ID de transacción y el número de transferencia, o cualquier referencia bancaria que aparezca. Si son iguales, es un solo pago. Deja una sola fila y quita la conciliación que sobra, con una nota corta que explique por qué.
No lo des por duplicado solo porque coinciden el monto y la hora. Dos pagos reales pueden parecerse.
La factura sigue con saldo
Compara el total de la factura, el monto que llegó y lo que aplicaste. Puede ser un pago parcial, un descuento que hizo el cliente o una diferencia de moneda. Deja la factura como pagada en parte hasta aclararlo. No des de baja el saldo solo para que cuadren los números.
La moneda o la red no es la que pediste
Detente y revisa qué llegó de verdad a tu cuenta. Después contacta al soporte de Bancoli antes de hacer cualquier otra cosa. No le pidas al cliente que mande un segundo pago para corregirlo. Deja la factura abierta hasta que se resuelva.
El cliente te mandó un ID de transacción, pero no ves el pago
Compáralo con los pagos que entraron a tu cuenta. El ID de transacción que te da el cliente te ayuda a buscar, pero no prueba que el dinero te llegó. Si los datos no coinciden, pídele al cliente los datos correctos y deja el pago en tu lista de “por revisar”.
Organiza a tu equipo
Define quién revisa los pagos fuera de lo normal, quién puede aprobar reembolsos y quién revisa los pagos que siguen sin conciliar. Hazlo antes de sumar cualquier automatización.
Si les pagas a proveedores con el dinero que recibiste, agrega esos pagos a tus registros también. Une cada uno con la factura del proveedor. Con la Billetera Smart USD puedes pagarles a tus proveedores en su moneda local donde haya una ruta disponible para ti, sin necesidad de API. Las empresas más grandes que quieren conectarse por API pueden ver la Global Business Account en el plan Enterprise.
Una nota rápida sobre Smart USD. Muestra tus USDC, USDi y USDT elegibles como un solo saldo en dólares, 1:1. No es un depósito bancario y no tiene seguro de la FDIC.
Preguntas frecuentes
¿Cómo concilio pagos en stablecoins con facturas?
Confirma que el pago llegó a tu cuenta. Después concílialo con una factura usando el número de factura, el monto y la nota del cliente. Registra la conciliación en una lista aparte para que los pagos parciales y combinados queden claros.
¿Basta con un ID de transacción para marcar una factura como pagada?
No. Un ID de transacción identifica un pago en la blockchain. Igual tienes que confirmar que el pago te llegó y averiguar a qué factura corresponde.
¿Un pago en stablecoins puede cubrir varias facturas?
Sí. Deja una sola fila de pago y agrega una conciliación por cada factura. El total aplicado nunca debe superar el pago.
¿Qué hago si un cliente paga solo una parte de la factura?
Aplica lo que pagó y deja abierto el resto de la factura. Registra cada pago posterior en su propia fila para que se vea todo el historial.
¿Los pagos en dólares estadounidenses y los pagos en stablecoins llegan a lugares distintos?
Con la Billetera Smart USD, los pagos elegibles por ACH o RTP a tus datos nominados en dólares estadounidenses se convierten 1:1 a la stablecoin compatible de tu Billetera Smart USD. Llegan al mismo saldo que tus dólares digitales. Guarda cualquier referencia bancaria que aparezca para distinguirlos en tus registros.
¿Mi saldo Smart USD es un depósito bancario?
No. Smart USD son tus USDC, USDi y USDT elegibles, mostrados como un solo saldo en dólares. No es un depósito bancario y no tiene seguro de la FDIC. Tú controlas tus fondos, y Bancoli no es dueño ni controla tu dinero.
¿Conviene conciliar pagos de forma automática por monto?
No. Usa el monto para encontrar posibles coincidencias y confirma con el número de factura o una nota del cliente. Dos clientes distintos pueden deber el mismo monto.
Una última cosa
Revisa tus pagos sin conciliar, no solo tus facturas sin pagar. La lista de facturas sin pagar muestra lo que tus clientes todavía te deben. No muestra el dinero que ya entró y está esperando que lo concilies. Revisa las dos listas juntas.
¿Quieres un solo saldo para pagos en USD y en dólares digitales, con el cambio de divisas incluido? Conoce la Billetera Smart USD.